Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les entreprises doivent s’adapter à cette nouvelle régulation qui a pour objectif de mieux protéger les données personnelles des citoyens européens. Dans cet article, nous aborderons les principales conséquences du RGPD sur les entreprises, ainsi que les opportunités qu’il peut représenter pour elles.
Les obligations issues du RGPD
Tout d’abord, il convient de rappeler que le RGPD s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent ou stockent des données personnelles concernant des résidents de l’Union européenne, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Le non-respect de ces dispositions peut entraîner des sanctions financières pouvant atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
Le RGPD impose notamment aux entreprises :
- De désigner un Délégué à la protection des données (DPO), dont le rôle est de veiller au respect de la réglementation et de servir d’interlocuteur privilégié avec les autorités de contrôle;
- D’informer clairement et précisément les personnes concernées lors de la collecte de leurs données personnelles (notamment par le biais d’une politique de confidentialité) et de recueillir leur consentement explicite lorsque cela est nécessaire;
- De mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la protection des données (telles que la pseudonymisation, le chiffrement ou encore l’adoption d’une politique de sécurité informatique);
- De respecter les principes de minimisation des données (ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement) et de durée de conservation limitée (ne conserver les données que le temps nécessaire à cette finalité);
- D’établir un registre des traitements de données personnelles réalisés au sein de l’entreprise;
- D’informer sans délai les autorités compétentes et, le cas échéant, les personnes concernées en cas de violation de données.
L’impact du RGPD sur la gestion des ressources humaines
Au-delà de ces obligations générales, le RGPD a également un impact spécifique sur la gestion des ressources humaines. Les entreprises doivent ainsi veiller à ce que les données personnelles de leurs employés soient traitées dans le respect du règlement. Cela implique notamment :
- De garantir la transparence en informant les salariés sur la manière dont leurs données sont traitées et pour quelle finalité;
- D’obtenir le consentement des employés pour certains traitements particuliers, tels que la géolocalisation ou l’utilisation d’images à des fins promotionnelles;
- De limiter l’accès aux données personnelles des employés aux seules personnes habilitées (par exemple, les membres du service des ressources humaines);
- De veiller à ce que les sous-traitants qui interviennent dans la gestion des ressources humaines respectent également le RGPD.
Les opportunités offertes par le RGPD
Si le RGPD peut représenter un défi pour certaines entreprises, il offre également des opportunités intéressantes :
- La mise en conformité avec le règlement peut constituer un avantage concurrentiel, en renforçant la confiance des clients et partenaires dans la capacité de l’entreprise à protéger leurs données;
- Le RGPD encourage les entreprises à adopter une approche plus rationnelle et responsable en matière de collecte et de traitement des données, ce qui peut permettre d’optimiser les processus internes et de réaliser des économies;
- La désignation d’un DPO et la mise en place d’une gouvernance des données au sein de l’entreprise peuvent favoriser une meilleure communication interne et une prise de décision plus éclairée;
- Enfin, le respect du RGPD peut contribuer à renforcer la réputation de l’entreprise sur le marché.
Ainsi, malgré les contraintes qu’il impose, le RGPD représente également une occasion pour les entreprises de repenser leur approche en matière de protection des données personnelles et d’améliorer leurs pratiques. Il est donc essentiel pour elles de saisir cette opportunité et de mettre en place les mesures nécessaires pour se conformer à la réglementation.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter les ressources mises à disposition par les autorités compétentes (telles que la CNIL en France) et à vous rapprocher d’un avocat spécialisé pour vous accompagner dans votre démarche de mise en conformité.